Les Administrations

Archives, mairies, bibliothèques, PME-PMI, associations ou professions libérales*… Toutes les administrations sont concernées par l’archivage de documents, comme la reliure des registres de délibérations et d’état civil, des répertoires et des actes récents, ou encore  des journaux et bulletins associatifs.

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La préoccupation principale est alors la bonne tenue dans le temps de tous ces documents, qui dans certains cas, doivent être conservés sous format papier pendant 100 ans.

 

Afin de répondre à cette exigence, deux normes sont à respecter : la norme ISO 9706 pour le papier et la norme ISO 11798 pour l’encre.

La norme ISO 9706 définit les prescriptions pour la permanence du papier. Le mot « permanent » décrit un papier dont les propriétés physico-chimiques accroissent la longévité sans nuire au recyclage. Cette norme inclut :

  • Une solidité minimale, mesurée par un test de déchirure.
  • Un contenu minimal en substances neutralisant l’action des acides, mesurées par dosage du carbonate de calcium (réserve alcaline).
  • Un plafond de matières facilement oxydables.
  • Des valeurs minimales et maximales de pH du papier, après extraction à l’eau froide.

La norme ISO 11798 s’applique aux encres et toners. Cette norme favorise la normalisation des archives. Les exigences sont énoncées en terme de :

  • Clarté.
  • Résistance à l’eau.
  • Transfert d’images enregistrées.
  • Résistance à l’usage.
  • Résistance à la chaleur.
  • Effet de l’enregistrement sur la résistance mécanique du papier.

Depuis le décret 2010-783 du 8 Juillet 2010, la reliure des registres communaux est obligatoire. Il est demandé aux communes de respecter certaines directives et exigences pour la confection, l’impression et la reliure de leurs documents.

 

En bref, la reliure exigée par ce décret du 8 juillet 2010 et défini dans la circulaire IOC B1032174C du 14 Décembre 2010 pour les registres de délibérations, est une reliure traditionnelle cousue à la main et passée en carton, confectionnée à partir de matériaux neutres et stables dans le temps, à l’instar de ce qui se fait pour les registres d’état civil anciens. Ces dispositions ont pour objectif de garantir une meilleure conservation et solidité dans le temps des documents, ce que ne permettent ni la reliure par serrage qui comporte des éléments métalliques dont le comportement dans le temps n’est pas satisfaisant, ni les techniques d’emboîtage qui sont peu résistantes à la manipulation et dans le temps. La nouvelle circulaire confirme aussi que les registres numériques sont autorisés mais n’ont qu’une valeur de copie. Les registres « papier » restent obligatoires et sont considérés comme les originaux.

couture par surjet : les feuilles simples sont assemblées par paquets de 10 par un point de surjet sur 3 mm en marge des documents; le but est de former ainsi des cahiers qui permettront de constituer une reliure classique par la suite.

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Quelques recommandations tirées de la circulaire du 14 décembre 2010 :

Face aux problèmes présentés par les feuilles adhésives (notamment le jaunissement dû à l’acidité de la colle) les délibérations, arrêtés, décisions du maire… doivent désormais être rédigés sur du papier permanent de 80g à 100g norme ISO 9706 afin d’être reliés.

 

L’écriture et l’impression des textes doivent se faire avec une encre stable et neutre (non acide). Elle doit correspondre aux critères de la norme ISO 11798. Il est recommandé d’utiliser une imprimante laser noir et blanc

 

Les registres doivent être cotés et paraphés, à l’angle supérieur droit du recto, par le Maire ou le Président de l’établissement public, au moment de leur mise en service. Un agent communal peut recevoir délégation pour le faire également. Les reliures ne doivent pas excéder 300 feuilles.

 

Avant la reliure, il est conseillé de conserver les documents dans des chemises, des cartons, des pochettes, des parapheurs neutres et non colorés. Le plastique, les agrafes, les perforations et les classeurs à spirales sont déconseillés.

 

La reliure doit se faire au plus tard en fin d’année ou tous les 5 ans pour les communes de moins de 1 000 habitants. Pour permettre la reliure, une marge d’au moins 25 mm à gauche du recto et à droite du verso est à prévoir afin de ne pas cacher une partie du texte.

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Toutes les reliures et les traitements que nous proposons sont réalisés à la main, dans notre atelier et en suivant les prescriptions du "Manuel pour la reliure et la restauration" édité par les Archives nationales de France.

 

Nos techniques de fabrication sont variées (passure sur rubans, nerfs) et nos options d’esthétisme nombreuses (dos rond, droit, avec ou sans gorge, toile, cuir, coins, tranchefile, pièce de titre dorure, signet, etc…) et garantissent pour vos reliures une conservation d’au moins un siècle !

 

 

Après le contrôle et la vérification des documents, les feuilles volantes sont assemblées en petits cahiers par une couture de surjet (montage des feuilles sur onglets) . Ces cahiers sont ensuite cousus à la main à l’aide de fils de lin, sur 3, 4 ou 5 rubans de lin de 20 mm selon les formats. On coud en même temps deux gardes blanches en papier permanent à PH neutre 120 gr renforcées si besoin d’un onglet en lustrine ou papier.

 

Pour les documents manuscrits, le surjet étant interdit directement sur le papier d’origine, on colle sur chaque feuille ou on coud sur chaque cahiers une bande de papier permanent. Ce montage d’onglets permet d’élargir les marges artificiellement, de faire la couture et d’améliorer le lisibilité du texte. Après la couture, le dos est encollé et arrondi pour permettre l’articulation des plats en carton neutre qui viendront se loger dans cet espace.

 

Nos options d'esthétisme et de personnalisation sont nombreuses et variées, et s'adaptent à votre budget (toile, cuir, papier, titrage etc...)

 

Pour plus de détails et/ou un devis, contactez nous.

 

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Fichiers à télécharger

Décret 2010-783 du 8 Juillet 2010

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Lois reliure - Decret_du_8_juillet_2010.
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Circulaire IOC B1032174C du 14 Décembre 2010

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Lois reliure - circulaire_14_decembre_20
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Manuel pour le reliure et la restauration édité par les Archives nationales de France.

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Lois reliure manuel pour la reliure et l
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